Zollabwicklung bei DHL: Das ist zu beachten

2025-10-07 15:25:00 / 0

Als Paketdienst der Deutschen Post ist DHL international tätig und liefert die Sendungen in mehr als 220 Länder und Territorien. Sowohl der Export als auch der Import sind mit DHL möglich. Privatkunden können ebenso wie Geschäftskunden mit DHL Waren ins Ausland schicken. Beim internationalen Versand außerhalb der EU muss die Sendung immer die Zollabfertigung durchlaufen. Sie kann sich mitunter als schwierig erweisen und ein komplexer Prozess sein, auch wenn sie von Experten durchgeführt wird. Mit der richtigen Vorbereitung können Kunden dazu beitragen, dass die Zollabwicklung möglichst schnell erfolgt und die Sendung nach kurzer Zeit den Empfänger erreicht.

Was ist die Zollabwicklung und warum ist sie so wichtig?

Die Zollabfertigung ist ein Verfahren, das beim Grenzübertritt von Waren rechtlich vorgeschrieben ist. Innerhalb der EU ist die Warenbeförderung größtenteils ohne Einschränkungen möglich. Die Zollpflicht gilt nur für Warensendungen außerhalb der EU. Die Zollabwicklung ist wichtig, damit die Waren legal unter Einhaltung der zollrechtlichen Bestimmungen in ein Land eingeführt werden können.

Beim Warenversand außerhalb der EU hat die Zollabwicklung eine wichtige Bedeutung. Sie gewährleistet, dass es nicht zu Strafen, Lieferverzögerungen oder Beschlagnahmung der Waren kommt. Es ist daher wichtig, dass die Versender die Zollbestimmungen für das Bestimmungsland kennen und mit der richtigen Vorbereitung zu einer reibungslosen Zollabfertigung beitragen.

Bei der Zollabwicklung werden die Waren beim Grenzübertritt angemeldet und geprüft. Das Zollamt prüft, ob die Ein- oder Ausfuhr der Waren mit den gesetzlichen Bestimmungen konform ist. Zusätzlich werden Zölle, Einfuhrumsatzsteuer und auch andere Abgaben berechnet.

Bedeutung der richtigen Vorbereitung der Zollabfertigung

Eine mangelhafte Vorbereitung der Waren kann die Zollabfertigung verzögern und schwerwiegende Folgen haben. Die folgenden Faktoren können zu Problemen bei der Zollabfertigung führen, auch wenn DHL viele technische Abläufe übernimmt:

Missachtung der Vorschriften des jeweiligen Landes: Jedes Land hat eigene Zollvorschriften. Kennt sie der Absender der Ware nicht oder missachtet er sie, kann die Zollbehörde die Ware zurückschicken oder eine Geldstrafe verhängen.
Fehler bei den Dokumenten: Sind Dokumente nicht korrekt ausgestellt oder fehlen sie, verbleibt die Sendung so lange beim Zoll, bis alles geklärt ist. Lieferverzögerungen sind die Folge.
Fehler bei der Berechnung: Werden Einfuhrzölle oder Steuern nicht korrekt berechnet, verzögert sich die Zollabfertigung, bis die Fehler behoben sind.

Da es bei solchen Fehlern zu Lieferverzögerungen kommt, sind die Kunden unzufrieden. Der Ruf der Firma kann dadurch geschädigt werden. Für das Unternehmen können Fehler bei der Zollabwicklung zu erhöhten Kosten für die Lagerung und den Versand von Waren, aber auch zu Strafen führen. Die finanzielle Situation des Unternehmens kann sich dadurch verschlechtern.

Dauer der Zollabfertigung

Die Dauer der Zollabfertigung hängt von verschiedenen Faktoren ab:

Vorbereitung der Sendung
Umfang der Sendung
Zielland und dessen Zollvorschriften
Verfahren der Zollabfertigung

Ist die Größe der Sendung überschaubar und sind alle Dokumente vorhanden und korrekt ausgefüllt, nimmt die Zollabfertigung nur wenige Stunden in Anspruch. Bei großen Sendungen und mangelhaften Dokumenten kann die Zollabfertigung mehrere Tage oder in Ausnahmefällen sogar Wochen dauern. Treten Probleme auf, kann die Zollabfertigung für Waren in einige Länder wie China sogar einige Monate dauern.

So erfolgt die Zollabwicklung bei DHL

DHL übernimmt die Zollabwicklung für seine Kunden, doch ist eine gute Vorbereitung wichtig. Die Zollabwicklung erfolgt in mehreren Schritten:

Übermittlung der Versanddaten

DHL benötigt von seinem Kunden die Versanddaten, damit die Zollabfertigung starten kann. Dafür muss der Kunde eine sogenannte Proforma Invoice (Proforma-Rechnung) oder Commercial Invoice (Handelsrechnung) ausstellen. Diese Proforma Invoice muss folgende Angaben enthalten:

HS-Code als Zolltarifnummer für jeden Artikel, für das Import- und das Exportland
Warenwert als Gesamtsumme ohne Mehrwertsteuer
Währung, in der die Transaktion erfolgt
Rechnungsnummer
Name und Anschrift des Absenders und des Empfängers
Mehrwertsteuernummer, die jedoch nicht verpflichtend ist, aber den Prozess erheblich erleichtern kann
innerhalb Europas eine EORI-Nummer (Economic Operators Registration Identification), damit der Zollangestellte die erforderlichen Handlungen vornehmen kann
Gesamtgewicht und Anzahl der Verpackungen, muss mit Angaben auf anderen Versanddokumenten übereinstimmen
gegebenenfalls Herkunftsnachweise und Ausfuhrlizenzen

Die folgenden Dokumente werden für den Abgangs- und den Zielort benötigt, beim Export ebenso wie beim Import:

Kontaktinformationen für Empfänger und Absender, für Rückfragen des Zollangestellten bei der Abfertigung
Packliste, die mit anderen Versanddokumenten bezüglich Gesamtgewicht und Anzahl der Verpackungen übereinstimmen muss
Genehmigungen, die auf dem Produkt basieren, mit Informationen über Beschaffenheit und Verwendungszweck der Waren

Sicherheitsprüfung vor der eigentlichen Anmeldung

Bevor DHL die eigentliche Anmeldung vornimmt, muss eine Sicherheitsprüfung erfolgen. DHL prüft, ob die Angaben auf der Rechnung mit den internationalen Vorschriften konform sind. Dabei kommt es auf diese kritischen Punkte an:

Warenbeschreibungen sind unklar oder zu allgemein
Warenwert ist zu niedrig deklariert
Waren sind verboten oder genehmigungspflichtig

Der Zoll kann eine Nachweispflicht auslösen, wenn Angaben nicht korrekt sind. Dabei kann der Endkunde eingebunden werden.

Vorbereitung der Zollanmeldung

Das Zollteam von DHL nimmt auf der Basis der vorhandenen Daten die offizielle Zollanmeldung vor. DHL kann den Absender kontaktieren, um weitere Dokumente oder Informationen zu erhalten. Reagiert der Absender schnell, kann er Verzögerungen beim Versand verhindern.

Übermittlung der Ausfuhranmeldung an die Zollbehörde

Sind alle Unterlagen vollständig, übermittelt DHL die Ausfuhranmeldung an die zuständige Zollbehörde auf elektronischem Weg. In der Regel erfolgt die Ausfuhranmeldung noch vor der physischen Ausfuhr der Ware aus dem Ursprungsland.

Warten auf Zollfreigabe

Die Zollfreigabe kann je nach Warengruppe und Land unterschiedlich lange dauern. Die Sendungen können manuell geprüft oder automatisiert freigegeben werden. Versender können sich jederzeit über den Status ihrer Sendung informieren, da DHL die Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellt.

Bereits während des Transports der Waren kann DHL im Zielland die Importvorbereitung vornehmen, was Zeit spart.

Freigabe für den Import im Empfängerland

Ist die Ware im Zielland angekommen, nimmt die dortige Zollbehörde die abschließende Prüfung vor. Alle Angaben werden kontrolliert. Die Freigabe erfolgt, wenn die Daten übereinstimmen. Die Ware kann an den Empfänger geliefert werden.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, stellt DHL sicher, dass die Zollanmeldung aufgrund der zuvor gelieferten Informationen korrekt erfolgt.

Wie Absender zu einer reibungslosen Zollabwicklung beitragen können

Mit einer guten Vorbereitung der Sendung kann der Absender entscheidend dazu beitragen, dass die Zollabfertigung innerhalb kurzer Zeit erfolgt. So kann die Sendung den Empfänger schnell erreichen. Der Absender muss die Zollvorschriften des Ziellandes kennen und sich darüber informieren, ob die entsprechende Ware ins jeweilige Land verschickt werden darf. Gefahrgüter wie Akkus oder Lithium-Batterien dürfen nicht ins Ausland verschickt werden. Auch Parfums oder Spraydosen gelten als Gefahrgüter und müssen entsprechend gekennzeichnet werden.

Stabile Verpackung

Wichtig ist eine stabile und sichere Verpackung. Kartons aus zweiwelliger Wellpappe haben eine hohe Tragkraft und Stabilität und eignen sich für den internationalen Versand. Werden Flaschen ins Ausland verschickt, sind Flaschenversandkartons die richtige Wahl. Mit Polster- und Füllmaterial kann der Inhalt im Paket nicht beschädigt werden. Mit Klebeband wird der Karton sicher verschlossen. Mit den Lieferscheintaschen, die auf den Versandkarton geklebt werden, sind die Versanddokumente schnell zur Hand.

Ausreichende Frankierung

Um Probleme bei der Zollabwicklung mit DHL zu vermeiden, muss das Paket ausreichend frankiert werden. Das ist über die Webseite von DHL auch online möglich. Welche Frankierung erforderlich ist, hängt von den Abmessungen und dem Gewicht des Pakets sowie vom Zielland ab. Der Absender muss das Paket höher frankieren, wenn er eine Transportversicherung für wertvollen Inhalt wählt oder es sich um Sperrgut handelt. In der Regel wird die Sendung an den Absender zurückgeschickt, wenn sie nicht ausreichend frankiert ist.

Vollständige Adresse des Empfängers

Wichtig ist die vollständige Adresse des Empfängers, um Verzögerungen beim Zoll zu vermeiden. Neben der kompletten Adresse kommt es auch auf E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Empfängers an, falls Rückfragen erforderlich sind. Auch die Adresse des Absenders muss vollständig sein, falls die Sendung nicht zugestellt werden kann und an den Absender zurückgeschickt wird.

Vollständige Zollinformationen für die Sendung

Beim Versand von Waren außerhalb der EU oder in ein EU-Ausnahmegebiet wie die Kanarischen Inseln muss die Zollinhaltserklärung als Formular CN 22/CN 23 ausgefüllt werden. Auf der Webseite von DHL stehen solche Zollformulare zum Download bereit. Die Zollinhaltserklärung muss in einer Sprache ausgefüllt werden, die für das Zielland zugelassen ist. Wichtig ist lateinische Schrift in Druckbuchstaben, die gut lesbar ist. Die Zollinhaltserklärung muss vollständig sein und Angaben zum Inhalt und zum Warenwert enthalten.

Quellen

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