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Lexikon

Zollformular ausfüllen

Kurz erklärt

Das Ausfüllen eines Zollformulars bezeichnet das vollständige Eintragen aller vorgeschriebenen Angaben zu einer grenzüberschreitenden Sendung. Auf der Zollinhaltserklärung CN22 oder CN23 stehen Inhalt, Wert, Gewicht, Ursprungsland und Zweck der Ware, damit die Zollbehörde des Bestimmungslandes die Einfuhrabgaben festsetzen kann. Die Wertgrenze zwischen beiden Formularen liegt bei 300 Sonderziehungsrechten (SZR), das entspricht rund 350 Euro.

300 SZR, rund 350 Euro
Grenze zwischen CN22 und CN23

3 Euro je Warenposition
Pauschalzoll seit dem 01.07.2026

ICS2 seit dem 01.06.2026
Vorabdaten für jede Sendung

Wann ein Zollformular nötig ist

Maßgeblich für die Zollpflicht ist die Außengrenze der Europäischen Union. Eine Sendung zwischen zwei EU-Mitgliedstaaten läuft im freien Warenverkehr ohne Zolldokumente. Sobald ein Paket diese Grenze überschreitet, verlangen die Zollbehörden eine Erklärung über den Inhalt. Einen Überblick über Abgaben und Ablauf bietet der Beitrag zum Zoll beim Paketversand.

Auch Gebiete mit Sonderstatus, etwa die Kanarischen Inseln, zählen zollrechtlich zum Drittland. Für Geschenksendungen zwischen Privatpersonen gelten eigene Wertgrenzen: Bis 45 Euro Sachwert bleiben sie frei von Einfuhrabgaben, von 45 bis 700 Euro greift ein pauschaler Abgabensatz von 17,5 Prozent. Die Mengengrenzen für Tabak, Alkohol und Kaffee nennt der Beitrag zu den Zollregeln für Geschenkpakete.

CN22 und CN23 im Vergleich

Je nach Warenwert kommen zwei standardisierte Zollinhaltserklärungen zum Einsatz. Der Wert wird in Sonderziehungsrechten der Weltpostvereinigung bemessen. Ein amtlich fixierter Eurobetrag existiert dafür nicht, weil der Kurs täglich schwankt: 300 SZR entsprechen derzeit rund 350 Euro.

Merkmal CN22 CN23
Wertgrenze bis 300 SZR, also rund 350 Euro über 300 SZR, also ab rund 350 Euro
Umfang Kurzangaben zu Inhalt, Wert, Gewicht und Sendungsart Einzelpositionen, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Begleitpapiere
Anwendungsfall kleine Warensendungen, Muster, Geschenke höherwertige und gewerbliche Sendungen mit mehreren Positionen
Anbringung Etikett direkt auf der Sendung Dokumententasche außen am Paket

Den Aufbau beider Vordrucke beschreibt der Beitrag zur Zollinhaltserklärung, die Feldaufteilung des kleinen Vordrucks der Beitrag zum Formular CN22. Ergänzend gehört bei verkauften Waren eine Handelsrechnung zur Sendung, bei Geschenken und Mustern eine Proformarechnung. Im gewerblichen Versand ist die EORI-Nummer des Absenders auf dem CN23 einzutragen.

Angaben im Zollformular Schritt für Schritt

Ein korrekt ausgefülltes Formular beschleunigt die Abfertigung. Diese Felder sind auf CN22 und CN23 auszufüllen:

  • 1.Absender und Empfänger: vollständige Namen und Anschriften, beim Empfänger zusätzlich Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
  • 2.Art der Sendung: die zutreffende Kategorie ankreuzen, etwa Warenverkauf, Geschenk, Warenmuster, Dokumente oder Rücksendung.
  • 3.Inhaltsbeschreibung: jeden Artikel einzeln benennen. Die Angabe „Herrenpullover aus Baumwolle“ ist aussagekräftig, ein pauschales „Kleidung“ genügt nicht.
  • 4.Menge und Gewicht: Stückzahl je Artikel sowie das Nettogewicht in Kilogramm.
  • 5.Warenwert und Währung: den Einzelwert jeder Position angeben. Auch eine unentgeltliche Sendung erhält einen realistischen Marktwert.
  • 6.Ursprungsland: das Land der Herstellung. Diese Angabe entscheidet über Zollsätze und mögliche Präferenzen.
  • 7.Zolltarifnummer: der HS-Code je Artikel mit mindestens sechs Stellen, die weltweit einheitlich sind.
  • 8.Unterschrift und Datum: die Unterschrift bestätigt die Richtigkeit aller Angaben.

Die Summe der Einzelwerte ergibt den Sachwert der Sendung. Bemessungsgrundlage der Einfuhrumsatzsteuer ist der Zollwert zuzüglich Zoll und Beförderungskosten bis zur EU-Grenze. Praxisbeispiele zeigt der Ratgeber Zollinhalt richtig deklarieren.

Zollformular online ausfüllen und elektronisch anmelden

Beim Kauf eines Versandscheins über die Portale der Paketdienste werden die Zollangaben im Buchungsprozess abgefragt und das Formular als PDF-Datei erzeugt. Das reduziert Übertragungsfehler, weil die Daten maschinenlesbar an den Zoll gehen.

Bei der Einfuhr nach Deutschland läuft die Anmeldung ebenfalls elektronisch. Eine mündliche Zollanmeldung für Postsendungen bis 150 Euro ist seit dem 01.04.2024 nicht mehr zulässig. Die Wertgrenze von 150 Euro bleibt als Schwelle bestehen: Sie grenzt den reduzierten Datensatz H7 ab und bestimmt den Anwendungsbereich des Import-One-Stop-Shop (IOSS). Für Privatpersonen steht die Internetanmeldung für Post- und Kuriersendungen (IPK) im Zoll-Portal bereit.

Fall Anmeldeform
Einfuhr bis 150 Euro Sachwert reduzierter Datensatz H7 mit sechsstelliger Tarifierung, für Privatpersonen über die IPK
Einfuhr über 150 Euro Sachwert vollständige Zollanmeldung mit zehnstelliger Codenummer, etwa über die Internetzollanmeldung Einfuhr (IZA)
verbrauchsteuerpflichtige Waren vollständige Zollanmeldung unabhängig vom Warenwert
Ausfuhr kommerzieller Waren bis 1.000 Euro CN22 oder CN23 gilt selbst als Zollanmeldung zur Ausfuhr
Ausfuhr kommerzieller Waren über 1.000 Euro elektronische Ausfuhranmeldung über ATLAS-Ausfuhr oder IAA Plus

Ab dem 01.11.2026 werden Produktkennungen in der Zollanmeldung für Kleinsendungen verpflichtend, seit dem 01.07.2026 sind sie freiwillig möglich. Die Transportkosten behandelt der Beitrag zum internationalen Paketporto, länderspezifische Vorgaben der Beitrag zu den internationalen Zollinformationen.

Abgaben seit dem 1. Juli 2026

Bis zum 30. Juni 2026 blieben Warensendungen aus Drittländern mit einem Sachwert von höchstens 150 Euro von Zöllen befreit. Die Verordnung (EU) 2026/382 hat diese Befreiung aufgehoben. Seit dem 01.07.2026 gilt befristet bis zum 1. Juli 2028 ein pauschaler Zoll von 3 Euro je angemeldeter Warenposition beim Fernverkauf an Verbraucher bis 150 Euro Sachwert. Er fällt je Position an: Ein Paket mit drei unterschiedlichen Warenarten kostet damit 9 Euro Zoll.

Der gewerbliche Verkehr zwischen Unternehmen und private Geschenksendungen bleiben ausgenommen. Die Nutzung des IOSS befreit ebenfalls nicht davon, sie betrifft nur die Umsatzsteuer. Einfuhrumsatzsteuer fällt seit dem 01.07.2021 ab dem ersten Cent an, der Satz beträgt 19 Prozent und für bestimmte Waren 7 Prozent. Alle Wertgrenzen im Zusammenhang erläutert der Beitrag zu den Zollfreigrenzen beim Import, die Kosten beim Empfänger samt Auslagepauschale von 7,50 Euro der Beitrag zu den Zollinformationen für Empfänger.

Häufige Fehler beim Ausfüllen

Unvollständige Formulare führen zu Verzögerungen, Nachforderungen oder zur Rücksendung. Besonders oft treten diese Punkte auf:

  • Fehlende elektronische Vorabdaten: Seit dem 01.06.2026 muss für jede in die EU eingehende Sendung eine gültige summarische Eingangsanmeldung im Einfuhrkontrollsystem ICS2 vorliegen, die Übergangsregelungen sind ausgelaufen.
  • Vage Warenbezeichnung: Sammelbegriffe wie „Geschenk“, „Muster“ oder „Teile“ führen zur Zurückweisung. Verlangt wird eine präzise Bezeichnung je Artikel.
  • Fehlende Zolltarifnummer: Die Tarifnummer ist je Artikel anzugeben, mindestens sechsstellig.
  • Unvollständige Empfängerdaten: Neben Name und Anschrift gehören Telefonnummer oder E-Mail-Adresse dazu.
  • Unterbewertung: Ein zu niedrig angesetzter Warenwert gilt als Falschangabe und kann Geldbußen nach sich ziehen.
  • Falsche Sendungskategorie: Eine als Geschenk deklarierte Warenbestellung fällt bei der Prüfung auf und führt zu Nachforderungen.
  • Fehlende Unterschrift oder EORI-Nummer: Ohne Unterschrift ist die Erklärung unvollständig, im gewerblichen Versand fehlt zusätzlich die Kennung des Absenders.
Wichtig: Fehlen Menge, Einzelwert, Gewicht oder Ursprungsland, weist der Zoll die Sendung zurück. Die Lagerfrist beim Zollamt beträgt sieben Tage für Briefe und neun Tage für Pakete, ab dem zehnten Tag fallen mindestens 5 Euro Lagerkosten an.

Passende Verpackung und Kennzeichnung

Eine stabile Verpackung schützt den Inhalt auf den langen Transportwegen. Kartons aus Wellpappe bieten außen genügend glatte Fläche für Zollformular und Dokumententasche, weitere Versandverpackungen halten Maß und Gewicht in der gewünschten Tarifstufe.

Beim Verschließen kommt es darauf an, dass Klebeband die Zollpapiere nicht überdeckt und der Zoll die Sendung für eine Beschau öffnen kann.

Verschließen und Kennzeichnen ansehen

Nutzen und Grenzen der sorgfältigen Deklaration

Nutzen

Präzise Angaben verkürzen die Liegezeit im Zolllager und machen die Abgabenhöhe kalkulierbar. Bei Präferenznachweisen entscheidet das korrekt angegebene Ursprungsland über einen ermäßigten Zollsatz.

Grenzen

Das Formular ersetzt keine Prüfung der Einfuhrbestimmungen des Ziellandes. Verbote, Genehmigungspflichten und Mengenbeschränkungen gelten unabhängig davon. Über die endgültige Einreihung entscheidet die Zollstelle.

Hilfe bei Fragen zum Zollformular

Bei Unsicherheiten zur Einstufung einer Ware gibt die offizielle Zollauskunft Orientierung und nennt die passende Zolltarifnummer. Rechtsverbindlich wird die Einreihung erst durch eine verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA). Sie ist drei Jahre gültig, bindet alle Zollstellen der EU und wird seit dem 01.10.2019 ausschließlich elektronisch über das Zoll-Portal beim Hauptzollamt Hannover beantragt, je Ware mit einem eigenen Antrag. Wie ein Paketdienst die Verzollung im Auftrag des Empfängers abwickelt, zeigt der Beitrag zur Zollabwicklung bei DHL.

Häufige Fragen zum Ausfüllen von Zollformularen

Einzutragen sind Absender und Empfänger mit Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, eine präzise Beschreibung jedes Artikels, Menge, Gewicht, Einzelwert und Ursprungsland sowie die Art der Sendung. Die Zolltarifnummer gehört je Artikel dazu, mindestens sechsstellig. Den Abschluss bildet die Unterschrift.
Das CN22 ist ein kompaktes Etikett für Postsendungen bis 300 Sonderziehungsrechte, das entspricht rund 350 Euro. Oberhalb dieser Grenze kommt das ausführlichere CN23 zum Einsatz, das Einzelpositionen, Zolltarifnummern und Begleitpapiere aufführt und in einer Dokumententasche außen am Paket mitgeführt wird.
Seit dem 1. Juli 2026 fällt beim Fernverkauf an Verbraucher ein pauschaler Zoll von 3 Euro je angemeldeter Warenposition an, befristet bis zum 1. Juli 2028. Hinzu kommt die Einfuhrumsatzsteuer ab dem ersten Cent, sofern der Verkäufer sie nicht bereits über den Import-One-Stop-Shop abgeführt hat.
Beim Buchen eines Versandscheins über die Portale der Paketdienste werden die Zollangaben digital erfasst und als PDF-Datei erzeugt. Für die Einfuhr bis 150 Euro Sachwert steht Privatpersonen die Internetanmeldung für Post- und Kuriersendungen im Zoll-Portal bereit, die mit dem reduzierten Datensatz H7 arbeitet.
Unvollständige oder ungenaue Angaben führen zu Verzögerungen bei der Abfertigung, zu Nachforderungen oder zur Rücksendung des Pakets. Seit dem 1. Juni 2026 weist das Einfuhrkontrollsystem ICS2 Sendungen mit vagen Warenbezeichnungen zurück, bevor sie die EU erreichen.
Die Zolltarifnummer ordnet eine Ware einer Warengruppe zu und bestimmt den Zollsatz. Sie besteht aus zehn Ziffern, deren erste sechs weltweit einheitlich sind. Bei der Einfuhr bis 150 Euro Sachwert genügen im Datensatz H7 die ersten sechs Stellen, darüber ist die vollständige Codenummer erforderlich.